IBC Focus SRL, cu sediul social in Str. Arinilor nr. 20, Cluj-Napoca, jud. Cluj, punct de lucru si sediu operational in Str. Franz Liszt nr. 26, Cluj-Napoca, jud. Cluj, inregistrata la Registrul Comertului cu nr. J12/3019/2005, CUI 17876260, atribut fiscal RO, capital social 200 RON, tel: 0732 145125, prelucreaza date cu caracter personal in conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protectia datelor cu caracter personal, Legea nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679, Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protectia vietii private in sectorul comunicatiilor electronice, precum si cu celelalte acte normative aplicabile.

Responsabil cu protectia datelor: Maria Anitan, e-mail: dataprotection@ibcfocus.ro.

Prezenta politica explica modul in care IBC Focus SRL prelucreaza date cu caracter personal in legatura cu portalurile si serviciile sale, inclusiv www.victa.ro, www.santiereonline.ro, www.prospec.ro si alte platforme, module sau servicii administrate de IBC Focus SRL.

1. Operatorul de date si date de contact

Operatorul datelor cu caracter personal este IBC Focus SRL.

Date de identificare si contact:

• denumire: IBC Focus SRL;
• sediu social: Str. Arinilor nr. 20, Cluj-Napoca, jud. Cluj;
• punct de lucru si sediu operational: Str. Franz Liszt nr. 26, Cluj-Napoca, jud. Cluj;
• Registrul Comertului: J12/3019/2005;
• CUI: 17876260;
• telefon: 0732 145125;
• e-mail general: victa@victa.ro;
• e-mail protectia datelor: dataprotection@ibcfocus.ro.

2. Categoriile de persoane vizate

IBC Focus SRL poate prelucra date cu caracter personal referitoare la urmatoarele categorii de persoane vizate:

• a) utilizatori ai portalurilor IBC Focus, inclusiv utilizatori ai platformei VICTA;
• b) clienti, reprezentanti ai clientilor, angajati, colaboratori sau persoane de contact ale clientilor;
• c) potentiali clienti, prospecti, solicitanti de informatii sau oferte;
• d) persoane care completeaza formulare pe site-urile IBC Focus;
• e) persoane de contact, reprezentanti, administratori, asociati, angajati sau colaboratori ai unor companii, institutii sau organizatii mentionate in surse publice sau in informatii relevante pentru serviciile IBC Focus;
• f) persoane mentionate in legatura cu proiecte, santiere, autorizatii, licitatii, documente publice, surse oficiale, surse publice sau informatii transmise catre IBC Focus;
• g) persoane care comunica cu IBC Focus prin e-mail, telefon, formulare, evenimente, campanii, suport sau alte canale.

3. Scopurile prelucrarii datelor cu caracter personal

IBC Focus SRL poate prelucra date cu caracter personal pentru urmatoarele scopuri:

• a) furnizarea, administrarea si imbunatatirea serviciilor IBC Focus;
• b) crearea, mentinerea si administrarea conturilor de acces online;
• c) identificarea si autentificarea utilizatorilor;
• d) gestionarea contractelor, abonamentelor, licentelor, comenzilor, facturilor si relatiilor comerciale cu clientii;
• e) raspunsul la solicitari de informatii, oferte, suport, intrebari, propuneri sau sugestii;
• f) transmiterea de notificari operationale privind contul, abonamentul, serviciile sau modificarile relevante ale platformei;
• g) transmiterea de newslettere, alerte, comunicari comerciale sau informari periodice, in conditiile legii;
• h) cercetare de piata, analiza, raportare, monitorizarea vanzarilor si intelegerea comportamentului utilizatorilor in legatura cu serviciile IBC Focus;
• i) colectarea, verificarea, structurarea, actualizarea si publicarea informatiilor relevante in portalurile administrate de IBC Focus, inclusiv www.victa.ro, www.prospec.ro si www.santiereonline.ro;
• j) facilitarea contactului profesional intre utilizatori, clienti, potentiali clienti, furnizori, parteneri sau alte persoane ori entitati relevante pentru scopul serviciilor IBC Focus;
• k) prevenirea fraudelor, securizarea platformei, prevenirea accesului neautorizat sau automatizat, detectarea tentativelor de preluare masiva ori neconforma a datelor si protejarea datelor afisate in platforma;
• l) verificarea respectarii contractului, licentei, Termenilor si conditiilor si politicilor aplicabile;
• m) constatarea, exercitarea sau apararea drepturilor IBC Focus SRL in fata autoritatilor, instantelor, arbitrilor, avocatilor, consultantilor sau altor destinatari competenti;
• n) indeplinirea obligatiilor legale aplicabile IBC Focus SRL.

Completarea anumitor date personale poate fi necesara pentru deschiderea si mentinerea contului de acces online, furnizarea serviciilor contractate, transmiterea de informatii solicitate, emiterea documentelor fiscale sau respectarea unor obligatii legale. Refuzul furnizarii acestor date poate impiedica furnizarea serviciilor, administrarea contului sau solutionarea solicitarilor.

4. Temeiurile juridice ale prelucrarii

IBC Focus SRL prelucreaza date cu caracter personal pe baza unuia sau mai multor temeiuri juridice, in functie de context:

• a) executarea unui contract sau efectuarea de demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract;
• b) indeplinirea unor obligatii legale aplicabile IBC Focus SRL;
• c) interesul legitim al IBC Focus SRL sau al unor terti, cu respectarea drepturilor si libertatilor persoanelor vizate;
• d) consimtamantul persoanei vizate, acolo unde este necesar conform legii;
• e) apararea unui drept in instanta sau in fata altor autoritati competente.

Interesele legitime urmarite de IBC Focus SRL pot include, fara a se limita la: furnizarea si imbunatatirea serviciilor, dezvoltarea si protejarea bazelor de date, securitatea platformei, prevenirea abuzurilor, detectarea accesului automatizat sau neautorizat, protejarea datelor afisate, prevenirea fraudelor, comunicari comerciale in limitele legii, analiza utilizarii serviciilor, apararea drepturilor si intereselor comerciale ale IBC Focus SRL si ale clientilor care utilizeaza serviciile conform contractului.

5. Categoriile de date prelucrate

In functie de scopul prelucrarii, IBC Focus SRL poate prelucra urmatoarele categorii de date:

• a) date de identificare: nume, prenume, functie, calitate detinuta, companie, departament, reprezentare;
• b) date de contact: e-mail, telefon, fax, adresa profesionala, adresa de corespondenta;
• c) date privind contul: user, parola in forma securizata, coduri sau informatii de autentificare, drepturi de acces, licenta, abonament, compania asociata contului;
• d) date contractuale si comerciale: servicii comandate, abonamente, licente, facturi, plati, comunicari, solicitari, istoric suport;
• e) date profesionale si de afaceri: rol in companie, implicare in proiecte, santiere, autorizatii, licitatii, calitatea detinuta in societati, informatii publice privind reprezentarea unor companii sau institutii;
• f) date provenite din surse publice sau oficiale, in masura in care sunt relevante pentru scopul serviciilor IBC Focus;
• g) date tehnice si de utilizare: adresa IP, identificatori de sesiune, identificatori tehnici ai dispozitivului sau browserului, data si ora accesarii, pagini si module accesate, actiuni efectuate in platforma, loguri, evenimente de securitate, tipare de navigare, volumul si frecventa accesarilor;
• h) date privind interactiunea cu IBC Focus: e-mailuri, mesaje, raspunsuri la formulare, solicitari, preferinte, feedback, participari la campanii sau evenimente;
• i) alte date furnizate voluntar de persoana vizata sau necesare pentru furnizarea serviciilor, respectarea legii, securitatea platformei ori apararea drepturilor IBC Focus SRL.

In anumite situatii, IBC Focus poate prelucra date referitoare la persoane care, potrivit unor documente publice, surse oficiale sau surse publice, figureaza ca reprezentanti ai societatilor, administratori, asociati, persoane de contact, parti in proceduri, persoane implicate in proiecte, santiere sau alte activitati relevante pentru serviciile IBC Focus. Aceste date sunt prelucrate in masura in care sunt relevante pentru scopurile legitime ale serviciilor IBC Focus si cu respectarea legislatiei aplicabile.

6. Sursele datelor

Datele pot proveni din urmatoarele surse:

• a) direct de la persoana vizata, prin formulare, conturi, comenzi, solicitari, comunicari sau interactiuni cu IBC Focus;
• b) de la clientii, potentialii clienti, partenerii sau utilizatorii IBC Focus;
• c) din surse publice, surse oficiale sau documente publice, inclusiv, fara a se limita la, Registrul Comertului, Monitorul Oficial, portaluri ale instantelor, ANAF, Ministerul Finantelor, Buletinul Procedurilor de Insolventa, Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare, site-uri ale primariilor, consiliilor judetene sau altor autoritati, panouri de santier vizibile si afisate conform legii, site-uri de companie, retele sociale sau alte surse publice relevante;
• d) din activitatea de cercetare, verificare, actualizare si analiza realizata de IBC Focus;
• e) din utilizarea Portalului, inclusiv date tehnice si loguri generate automat la accesarea platformei.

7. Prelucrarea datelor privind utilizarea platformei pentru securitate, prevenirea abuzurilor si protejarea datelor afisate

IBC Focus SRL poate prelucra date privind activitatea utilizatorilor in Portal in scopul asigurarii securitatii platformei, prevenirii accesului neautorizat sau automatizat, detectarii tentativelor de preluare masiva ori neconforma a datelor, protejarii datelor de contact afisate in platforma, prevenirii fraudelor, investigarii incidentelor si verificarii respectarii contractului, licentei si Termenilor si conditiilor.

Categoriile de date prelucrate in acest scop pot include: identificatorul contului de utilizator, compania/clientul asociat contului, data si ora accesarii, paginile, proiectele sau modulele accesate, actiunile de afisare a datelor de contact, numarul si frecventa afisarilor, adresa IP, identificatori de sesiune, identificatori tehnici ai dispozitivului sau browserului, informatii privind autentificarea, volumul accesarilor, tiparele de navigare, evenimente de securitate si alte informatii tehnice strict necesare pentru detectarea unor tipare de utilizare neobisnuite, excesive, automate sau abuzive.

Temeiul juridic principal al acestei prelucrari este interesul legitim al IBC Focus SRL de a proteja platforma, bazele de date, datele afisate in platforma, securitatea serviciilor, drepturile persoanelor vizate si interesele legitime ale clientilor care utilizeaza serviciile conform contractului. In masura in care anumite prelucrari sunt necesare pentru executarea contractului, gestionarea contului, asigurarea accesului la serviciu sau indeplinirea unor obligatii legale, acestea pot avea ca temei executarea contractului sau obligatia legala aplicabila.

Datele sunt utilizate pentru analiza interna, securitate, audit, prevenirea si investigarea incidentelor, contactarea clientului in vederea clarificarii unei activitati neobisnuite, aplicarea unor masuri proportionale de protectie, apararea drepturilor IBC Focus SRL si indeplinirea obligatiilor privind securitatea datelor.

IBC Focus poate utiliza masuri tehnice si, dupa caz, instrumente automate de detectie pentru semnalizarea unor tipare de utilizare care pot indica acces automatizat, scraping, utilizare prin roboti, RPA, extensii, browser automation, utilizare prin sisteme AI, preluare masiva de date, ocolirea butoanelor de tip „afiseaza datele” sau alte forme de utilizare neconforma. Aceste masuri au rol de prevenire, securitate si semnalizare.

Deciziile care pot afecta semnificativ accesul utilizatorului la serviciu vor fi, de regula, supuse unei verificari interne inainte de aplicarea unei masuri definitive, cu exceptia cazurilor urgente in care este necesara protejarea securitatii platformei, prevenirea unei preluari neautorizate de date, limitarea unui incident de securitate sau apararea drepturilor IBC Focus SRL.

8. Destinatarii datelor

Datele cu caracter personal pot fi accesate de personalul autorizat al IBC Focus SRL, in limitele atributiilor de serviciu si ale necesitatii de a cunoaste aceste date.

Datele pot fi comunicate, dupa caz, catre urmatoarele categorii de destinatari:

• a) clienti sau utilizatori autorizati ai serviciilor IBC Focus, in masura necesara scopului serviciilor si conform contractului aplicabil;
• b) furnizori de servicii IT, hosting, mentenanta, securitate, comunicatii, e-mail, SMS, CRM, analiza, suport, facturare, plati sau alte servicii necesare functionarii IBC Focus;
• c) consultanti, avocati, auditori, contabili sau alti specialisti care sprijina activitatea IBC Focus;
• d) banci, procesatori de plati, organisme de carduri sau furnizori implicati in solutionarea platilor, disputelor ori fraudelor;
• e) autoritati publice, institutii, instante de judecata, organe de cercetare, organe fiscale sau alte entitati competente, atunci cand exista o obligatie legala sau un interes legitim pentru constatarea, exercitarea ori apararea unui drept;
• f) alte persoane sau entitati, atunci cand persoana vizata si-a exprimat consimtamantul ori cand exista un alt temei legal aplicabil.

Furnizorii care prelucreaza date in numele IBC Focus SRL sunt obligati sa respecte cerinte adecvate de confidentialitate, securitate si protectie a datelor.

9. Transferuri internationale de date

In principiu, IBC Focus SRL urmareste ca datele sa fie prelucrate in Uniunea Europeana sau in Spatiul Economic European. In cazul in care datele sunt transferate catre destinatari aflati in afara Uniunii Europene sau a Spatiului Economic European, IBC Focus SRL va urmari existenta unor garantii adecvate conform legislatiei privind protectia datelor, precum decizii de adecvare, clauze contractuale standard sau alte mecanisme legale aplicabile.

10. Durata de pastrare a datelor

Datele cu caracter personal sunt pastrate pe durata necesara indeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, respectarii obligatiilor legale, executarii contractelor, furnizarii serviciilor, protejarii drepturilor si intereselor legitime ale IBC Focus SRL si apararii impotriva eventualelor pretentii.

Criteriile avute in vedere la stabilirea perioadelor de pastrare pot include:

• a) durata contractului, abonamentului sau relatiei comerciale;
• b) termenele legale de pastrare aplicabile documentelor fiscale, contabile sau comerciale;
• c) perioada necesara pentru solutionarea solicitarilor, litigiilor, incidentelor sau investigatiilor;
• d) necesitatea mentinerii istoricului, trasabilitatii si securitatii platformei;
• e) natura informatiilor, sursa acestora si scopul pentru care sunt prelucrate;
• f) exercitarea dreptului de opozitie sau a altor drepturi de catre persoana vizata, in conditiile legii.

Datele tehnice si logurile privind utilizarea platformei sunt pastrate pe durata necesara pentru securitate, audit, prevenirea abuzurilor, investigarea incidentelor, apararea drepturilor IBC Focus SRL si respectarea obligatiilor legale aplicabile, conform politicilor interne de retentie.

11. Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate beneficiaza, in conditiile prevazute de legislatia aplicabila, de urmatoarele drepturi:

• a) dreptul de informare privind prelucrarea datelor;
• b) dreptul de acces la datele personale prelucrate;
• c) dreptul la rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;
• d) dreptul la stergerea datelor, in cazurile prevazute de lege;
• e) dreptul la restrictionarea prelucrarii;
• f) dreptul la opozitie fata de prelucrare, in special atunci cand prelucrarea se bazeaza pe interes legitim;
• g) dreptul la portabilitatea datelor, in cazurile prevazute de lege;
• h) dreptul de a retrage consimtamantul, atunci cand prelucrarea se bazeaza pe consimtamant, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate anterior retragerii;
• i) dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata, inclusiv profilare, care produce efecte juridice sau afecteaza semnificativ persoana vizata, cu exceptiile prevazute de lege;
• j) dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal;
• k) dreptul de a va adresa instantelor competente.

Pentru exercitarea drepturilor, persoanele vizate pot transmite cereri la adresa de e-mail dataprotection@ibcfocus.ro sau prin posta la sediul social IBC Focus SRL, Str. Arinilor nr. 20, Cluj-Napoca, jud. Cluj.

Cererile trebuie sa permita identificarea rezonabila a persoanei vizate si a datelor la care se refera solicitarea. IBC Focus SRL poate solicita informatii suplimentare atunci cand sunt necesare pentru confirmarea identitatii sau clarificarea cererii.

Pentru mai multe informatii despre drepturile persoanelor vizate, puteti consulta site-ul Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal: www.dataprotection.ro.

12. Securitatea datelor cu caracter personal

IBC Focus SRL utilizeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificarii, divulgarii neautorizate sau prelucrarii neconforme.

Aceste masuri pot include, in functie de context:

• a) controlul accesului la sisteme, conturi si baze de date;
• b) autentificare, parole, coduri SMS sau alte mecanisme de securitate;
• c) logarea si monitorizarea activitatii relevante pentru securitate;
• d) limitarea accesului la date pentru personalul autorizat;
• e) politici interne privind confidentialitatea si securitatea datelor;
• f) instruirea personalului privind securitatea si confidentialitatea datelor;
• g) masuri de protectie a infrastructurii, aplicatiilor si comunicatiilor;
• h) proceduri de investigare, prevenire si raspuns la incidente.

Informatiile colectate sunt stocate in medii care functioneaza in conditii de securitate rezonabile si care nu pot fi accesate in mod public, decat in conditiile tehnice si contractuale stabilite de IBC Focus SRL. Desi IBC Focus aplica masuri de securitate adecvate, nicio metoda de transmitere sau stocare a datelor nu poate fi garantata ca fiind perfect sigura. Utilizatorii au obligatia de a-si proteja datele de acces si de a informa imediat IBC Focus SRL in cazul oricarei suspiciuni de acces neautorizat.

13. Comunicari comerciale, newslettere si alerte

IBC Focus SRL poate transmite newslettere, alerte, comunicari comerciale, informari despre servicii, evenimente, produse, actualizari sau oportunitati, in conditiile legii si in functie de relatia existenta cu persoana vizata.

Persoanele care nu mai doresc sa primeasca anumite comunicari comerciale pot utiliza mecanismele de dezabonare disponibile in mesajele primite sau pot transmite o solicitare la dataprotection@ibcfocus.ro. Dezabonarea de la comunicari comerciale nu afecteaza transmiterea comunicarilor operationale, contractuale sau legale necesare furnizarii serviciilor.

14. Cookie-uri si tehnologii similare

Portalurile IBC Focus pot utiliza cookie-uri si tehnologii similare pentru functionarea platformei, autentificare, securitate, masurarea utilizarii, imbunatatirea serviciilor si, dupa caz, comunicari comerciale sau analiza.

Informatii suplimentare sunt disponibile in Politica de utilizare Cookie-uri.

15. Actualizarea politicii

IBC Focus SRL poate actualiza prezenta politica atunci cand considera necesar, inclusiv pentru reflectarea modificarilor legislative, tehnice, operationale sau comerciale. Versiunea actualizata va fi publicata in Portal sau pe pagina dedicata politicii.

Continuarea utilizarii Portalului dupa publicarea modificarilor reprezinta luarea la cunostinta a versiunii actualizate, fara a afecta drepturile persoanelor vizate prevazute de legislatia aplicabila.

Data ultimelor modificări: 04.06.2026